Email und Co. - moderne Kommunikationsmittel

Moderne Kommunikationsmittel spielen im Betrieb eine immer wichtigere Rolle. Art und Umfang der verwendeten Systeme unterscheiden sich jedoch je nach Firma oft sehr stark.
Deshalb hier nur ein allgemeiner Überblick.

• Email
• Intranet
• Instant Messenger und Chat-Systeme
• VPN - Virtual Private Networking

Tipp » Die effektive Nutzung und Beherrschung dieser modernen Kommunikationsmittel verschafft Ihnen eine Informationsvorsprung gegenüber Kollegen, die diese vernachlässigen.

Email   

Email, das Versenden von Nachrichten über das Internet, ist mittlerweile ein fester Bestandteil moderner Kommunikation.

Email ermöglicht einfache und schnelle Kommunikation, weltweit! Verführt aber gerade deshalb dazu, unwichtige Informationen massenhaft zu verbreiten. Nur durch sinnvollen und disziplinierten Einsatz können Sie diese Form von Datenmüll vermeiden.

Hier einige Hinweise:

• Verwenden Sie klare Angaben in der Betreffzeile.
  Manager bekommen oft dutzende Mails am Tag. Ein "Sehr Wichtig" in der Betreffzeile ist beim Empfänger daher nicht sehr aussagekräftig. Besser: "Liefertermin für xy 1 Tag verschoben".
• Seien Sie vorsichtig mit Formatierungen.
  Oft funktionieren Hervorhebungen (fett, unterstrichen, Farben etc.) nur im internen Emailsystem. Ein externer Emfänger erhält Ihre Email normalerweise als Internetmail im reinen Textformat.
• Vermeiden Sie wiederholte Weiterleitungen.
  D.h. beachten Sie wer die Mail ebenfalls erhalten hat und schicken Sie diesem Kollegen diese Mail nicht erneut.
• Verwenden Sie Ihre Firmen-Email nicht für private Zwecke.
  Und zwar weder zum Empfang noch zum Senden. Fragen Sie auch nach, ob und in welchem Umfang private Internetnutzung im Betrieb erlaubt ist.
• Öffnen Sie keine zweifelhaften Dateianhänge.
  Email ist ein Hauptverbreitungsweg für Computerviren. Antworten Sie auch nicht auf Werbemails (sog. SPAM). Im Zweifelsfall beim Computersupport nachfragen.
• Schicken Sie ungefragt keine großen Dateianhänge.
  Faustregel: ab 5 MB wirds kritisch. Viele Firmen begrenzen den Dateianhang, um Resourcen zu schonen. Erkundigen Sie sich im Zweifelsfall vorher beim Empfänger. Nutzen Sie Komprimierungs-Software (z.B. Winzip etc.) und stimmen Sie sich dabei ebenfalls mit dem Empfänger ab.

Intranet   

Das Intranet ist quasi ein Internet innerhalb der Firma. Es ist meist nur für Mitarbeiter zugänglich. Im Intranet werden i.d.R. alle wichtigen Unternehmensinformationen stets aktuell bereitgehalten. (z.B. Telefonlisten, Qualitätsdokumente, Schulungsunterlagen etc.). Gerade neuen Mitarbeitern hilft das Intranet daher oft, sich schneller im Betrieb zurechtzufinden.

Instant Messenger und Chat-Systeme   

Mit Instant Messenger bzw. Chat-Systemen können Sie unkompliziert Textnachrichten in Echtzeit austauschen. Sie tippen eine Nachricht, die umgehend beim Empfänger erscheint. Dieser kann ebenso schnell darauf antworten. Optimal eignen sich diese Systeme, wenn sie schnell kommunizieren wollen aber zusätzlich exakte schriftliche Informationen (z.B. Internetadressen, Bestellnummern etc.) austauschen müssen.

VPN - Virtual Private Networking   

Mit VPN können externe Mitarbeiter (z.B. Vertrieb, Heimarbeitsplätze) über Internet-Technologie gesichert auf das firmeninterne Netzwerk zugreifen. Dadurch werden interne Systeme wie z.B. das Intranet auch von außerhalb nutzbar.

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