Selbstorganisation - Die Module
1. Die persönliche Leistungskurve
2. SMARTe Ziele - Aufgabenziele richtig formulieren
3. Pareto-Prinzip - Verhältnis von Aufwand und Ergebnis
4. Eisenhower-Prinzip - die Wichtigkeit-Dringlichkeit Regel
5. ABC-Analyse - Aufgaben systematisch planen und abarbeiten
5. ABC-Analyse - Aufgaben systematisch planen und abarbeiten
Wer sich im beruflichen Alltag zuviel Zeit mit Nebensächlichkeiten beschäftigt, vernachlässigt die wertvollen für die Zielerreichung wichtigen Aufgaben. Die ABC-Analyse ist eine bewährte Methode, um geplanten Aktivitäten eine Priorität zu verleihen.
Was sind die wichtigen Aufgaben?
Aufgaben-Priorität | Zeit-aufwand | Wert der Tätigkeit | |
---|---|---|---|
A | A-Aufgaben sind die wichtigsten Aufgaben. Sie bringen Ihnen den größten Arbeitserfolg. A-Aufgaben müssen Sie vorrangig abarbeiten. | 15% | 65 % |
B | B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtig. Sie sollten Sie bald erledigen oder an andere abgegeben (delegieren). | 20 % | 20 % |
C | C-Aufgaben müssen Sie nicht dringend erledigen. Meist handelt es sich um Routinearbeiten wie Verwaltung, Lektüre und Ablage. C-Aufgaben können Sie zugunsten von A oder B-Aufgaben verschieben. | 65 % | 15 % |
Die ABC-Analyse-Checkliste
- Listen Sie alle Aufgaben auf, die erledigt werden müssen.Sich neu ergebende Aufgaben erweitern die Liste.
- Versehen Sie jede Aufgabe mit einem Buchstaben, der die Priorität der Aufgabe verdeutlicht.
- Überlegen Sie sich, ob Sie die Aufgabe delegieren können oder selbst erledigen müssen. Tragen Sie die geschätzte Dauer ein.
- Streichen Sie die erledigten Aufgaben durch.
Aufgabe | Priorität A,B,C | selbst erledigen / delegiert an | von-bis | Dauer |
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Umsetzung in die Praxis
Verplanen Sie nicht Ihren ganzen Arbeitstag! Reservieren Sie ca. 40% Puffer für unvorhergesehene Arbeiten.
A-Aufgaben haben bei der Abarbeitung oberste Priorität, auch die neu hinzugekommenen.
A-Aufgaben erledigen Sie am besten im Hoch Ihrer Leistungskurve, gefolgt von B-Aufgaben. Wenn Sie nicht mehr so konzentriert sind, ist Zeit für C- Aufgaben.