2. Projektplanung - die Basis für jedes Projekt


Eine gründliche Planung ist die solide Basis für jedes Projekt.

Der Projektstart

Zuerst muss der Projektauftrag hinsichtlich Zielsetzung, Endtermin, Umfang und Qualität konkretisiert werden. Eine Startveranstaltung ('Kick Off Meeting') schafft besonders bei großen Projekten für alle Beteiligten den gleichen Infostand. Danach kann das Kernstück der Projektplanung erstellt werden: Der Projekt-Strukturplan.

Der Projekt-Strukturplan

Im Projekt-Strukturplan wird das Gesamtprojekt in einzelne Arbeitspakete unterteilt. Die Arbeitspakete werden im nächsten Schritt den einzelnen Mitarbeitern zugeordnet. Danach wird die Reihenfolge der Abarbeitung festgelegt.

Projekt-Strukturplan hilft Ihnen Termin-Überschneidungen zu vermeiden. Sie haben die Möglichkeit, Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Arbeitspaketen zu definieren und graphisch darzustellen. Aus dem Strukturplan wird klar ersichtlich:

  • welche Arbeitspakete zuerst bearbeitet werden müssen
  • welche Arbeitspakete parallel stattfinden
  • welche Arbeitspakete auf andere Arbeitspakete aufbauen

Sog. Meilensteine kennzeichnen wichtige Projektabschnitte und helfen beim Controlling während der Projektarbeit. In einer Projektplanungs-Software können solche Abhängigkeiten definiert und graphisch dargestellt werden. Einfache Projekt-Strukturpläne können Sie jedoch auch von Hand zeichnen.

Tipp IconTipp » Planen Sie nur so detailliert wie nötig und nicht so detailliert wie möglich.

Folgende Grafik zeigt einen Projekt-Strukturplan dargestellt in einer Projektplanungs-Software:


Softwarebeispiel für Strukturplan

Quelle: www.projektron.de

Projektplanungs-Software

Projektplanungs-Software hilft Ihnen besonders bei der Verwaltung umfangreicher Projekte mit großen Datenmengen. Das Pflegen von Strukturplänen und der Austausch von Projektinformationen wird damit erheblich erleichtert. Hier einige Beispiele:

Die Ressourcen- und Budgetplanung

Ein wichtiger Planungsbereich sind die Projektressourcen. Dazu zählen im Wesentlichen Personal, Maschinen und Material. In dieser Phase der Projektplanung wird geklärt, wie sich das Projektteam zusammen setzt und welche Finanz- und Sachmittel zum Erreichen der Projektziele erforderlich sind.

Folgende W-Fragen helfen in dieser Planungsphase:

  • Was ist zu tun?
  • Wann erfolgen die einzelnen Arbeitsschritte?
  • Wo und Womit werden die Arbeiten erledigt?
  • Wieviel Aufwand und Kosten fallen an?
  • Wer ist für was verantwortlich?
  • Wen betrifft das Projekt?
  • Woher kommen die benötigten Ressourcen?
  • Wohin mit den nicht mehr benötigten Ressourcen?

Tipp IconTipp » Projektressourcen sind einfach gesagt: Menschen - Maschinen - Methoden - Moneten - Minuten - Material

Die Ressource Mitarbeiter als Planungsbeispiel:

Aus der Projektplanung wird ersichtlich wie viele Mitarbeiter benötigt werden. Im Soll-Ist-Vergleich werden Bedarf und verfügbare Mitarbeiter gegenüber gestellt. Ist der Mitarbeiterbedarf höher als die vorhandenen Kapazitäten, bestehen folgende Möglichkeiten einen Ausgleich zu schaffen:

  • Neueinstellungen
  • Leiharbeiter
  • Überstunden
  • Fremdvergabe
  • Verlängerung derProjektlaufzeit

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