4. Die schriftliche Arbeitsanweisung
Schriftliche Arbeitsanweisungen erstellen Sie dann, wenn Ihre Mitarbeiter eine genaue Arbeitsabfolge einhalten sollen. Neuen Mitarbeitern dienen Arbeitsanweisungen als Leitfaden für ihre Tätigkeit, bereits eingearbeitete Mitarbeitern nutzen sie als Nachschlagewerk.
QM-Systeme wie z.B. die ISO 9000 fordern an vielen Stellen eine Dokumentation der Arbeitsprozesse. Arbeitsanweisungen sollen hier eine einheitliche, fehlerfreie und nachvollziehbare Durchführung der Arbeitsabläufe gewährleisten.
10 Leitfragen zu Inhalt und Aufbau
Die Arbeitsanweisung regelt eine Reihe von Einzelfragen, die sich bei der Durchführung einer Tätigkeit stellen.
| Leitfragen | Inhalt |
|---|---|
| Wer erledigt die Arbeit | Mitarbeiter |
| Was muss getan werden | Arbeitsgang |
| Wofür wird gearbeitet | Arbeitszweck |
| Wie wird gearbeitet | Arbeitsablauf |
| Womit soll gearbeitet werden | Arbeitsmittel |
| Wo wird gearbeitet | Arbeitsplatz |
| Wieviel wird gebraucht | Menge |
| Wie lange soll es dauern | Zeitbedarf |
| Wie gut muss gearbeitet werden | Qualität |
| Wie sicher muss gearbeitet werden | Arbeitssicherheit |
Die Unterweisung zur Arbeitsanweisung
Trotz der genauen schriftlichen Beschreibung der Tätigkeit, sollten Sie den betroffenen Mitarbeitern eine Erstunterweisung geben.
Zunächst erklären Sie dem Mitarbeiter die Arbeitsanweisung im Gesamtzusammenhang. Dadurch wird der Sinn und Zeck des Arbeitsvorgangs vom Mitarbeiter besser verstanden. Danach gehen sie auf die einzelnen Punkte der Arbeitsanweisung ein. Zeigen Sie dem Mitarbeiter Möglichkeiten auf, wo er zusätzliche Informationen erhalten kann (sehen Sie dazu auch das Modul Anleiten mit Methode).
Bemaßte Zeichnungen und bildliche Darstellungen helfen bei Kontrollen tragen zum besseren Verständnis bei. Den Arbeitsanweisungen können Formblätter für die Dokumentation von Qualitätskontrollen und Wartungsarbeiten beigefügt werden. Der Mitarbeiter trägt den Zeitpunkt und das Ergebnis seiner Kontrolle ein und bestätigt die Durchführung jeweils mit seiner Unterschrift.
Kontrollieren Sie zu Beginn Arbeitsablauf und Arbeitsergebnis. Bei schwierigen oder gefährlichen Arbeiten sollten Ihre Kontrollen umfangreicher sein.
Tipp »
Oft sind im Unternehmen schon Vorlagen (z.B. als Word-Dokumente) für Arbeitsanweisungen vorhanden,
die Ihnen die Erstellung wesentlich erleichtern.