5. ABC-Analyse - Aufgaben systematisch planen und abarbeiten


Wer sich im beruflichen Alltag zuviel Zeit mit Nebensächlichkeiten beschäftigt, vernachlässigt die wertvollen für die Zielerreichung wichtigen Aufgaben. Die ABC-Analyse ist eine bewährte Methode, um geplanten Aktivitäten eine Priorität zu verleihen.

Was sind die wichtigen Aufgaben?

Aufgaben-Priorität Zeit-aufwand Wert der Tätigkeit
A A-Aufgaben sind die wichtigsten Aufgaben. Sie bringen Ihnen den größten Arbeitserfolg. A-Aufgaben müssen Sie vorrangig abarbeiten. 15% 65 %
B B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtig. Sie sollten Sie bald erledigen oder an andere abgegeben (delegieren). 20 % 20 %
C C-Aufgaben müssen Sie nicht dringend erledigen. Meist handelt es sich um Routinearbeiten wie Verwaltung, Lektüre und Ablage. C-Aufgaben können Sie zugunsten von A oder B-Aufgaben verschieben. 65 % 15 %

Die ABC-Analyse-Checkliste

  1. Listen Sie alle Aufgaben auf, die erledigt werden müssen.Sich neu ergebende Aufgaben erweitern die Liste.
  2. Versehen Sie jede Aufgabe mit einem Buchstaben, der die Priorität der Aufgabe verdeutlicht.
  3. Überlegen Sie sich, ob Sie die Aufgabe delegieren können oder selbst erledigen müssen. Tragen Sie die geschätzte Dauer ein.
  4. Streichen Sie die erledigten Aufgaben durch.
Aufgabe Priorität A,B,C selbst erledigen / delegiert an von-bis Dauer
         
         
         

Umsetzung in die Praxis

Verplanen Sie nicht Ihren ganzen Arbeitstag! Reservieren Sie ca. 40% Puffer für unvorhergesehene Arbeiten.

A-Aufgaben haben bei der Abarbeitung oberste Priorität, auch die neu hinzugekommenen.

A-Aufgaben erledigen Sie am besten im Hoch Ihrer Leistungskurve, gefolgt von B-Aufgaben. Wenn Sie nicht mehr so konzentriert sind, ist Zeit für C- Aufgaben.