5. Email und Co. - moderne Kommunikationsmittel


Moderne Kommunikationsmittel spielen im Betrieb eine immer wichtigere Rolle. Art und Umfang der verwendeten Systeme unterscheiden sich jedoch je nach Firma oft sehr stark. Deshalb hier nur ein allgemeiner Überblick.

Tipp Icon Tipp » Die effektive Nutzung und Beherrschung dieser modernen Kommunikationsmittel verschafft Ihnen eine Informationsvorsprung gegenüber Kollegen, die diese vernachlässigen.

Email

Email, das Versenden von Nachrichten über das Internet, ist mittlerweile ein fester Bestandteil moderner Kommunikation.

Email ermöglicht einfache und schnelle Kommunikation, weltweit! Verführt aber gerade deshalb dazu, unwichtige Informationen massenhaft zu verbreiten. Nur durch sinnvollen und disziplinierten Einsatz können Sie diese Form von Datenmüll vermeiden. Hier einige Hinweise:

  • Verwenden Sie klare Angaben in der Betreffzeile. Ihre Kollegen bekommen oft dutzende Mails am Tag. Ein "Sehr Wichtig" in der Betreffzeile ist beim Empfänger daher nicht sehr aussagekräftig. Besser: "Liefertermin für Produkt XY 1 Tag verschoben".
  • Seien Sie vorsichtig mit Formatierungen. Oft funktionieren Hervorhebungen (fett, unterstrichen, Farben etc.) und eingebettete Grafiken nur im internen Emailsystem (z.B. Outlook). Ein externer Emfänger erhält Ihre Email event. als Internetmail im reinen Textformat. Im Zweifelsfall vorher beim Empfänger nachfragen.
  • Vermeiden Sie wiederholte Weiterleitungen. Beachten Sie wer die Mail ebenfalls erhalten hat und schicken Sie diesem Kollegen diese Mail nicht erneut.
  • Verwenden Sie Ihre Firmen-Email nicht für private Zwecke. Und zwar weder zum Empfang noch zum Senden. Fragen Sie auch nach, ob und in welchem Umfang private Internetnutzung im Betrieb erlaubt ist.
  • Öffnen Sie keine zweifelhaften Dateianhänge. Email ist ein Hauptverbreitungsweg für Computerviren. Antworten Sie auch nicht auf Werbemails (sog. SPAM). Im Zweifelsfall immer beim Computersupport nachfragen.
  • Schicken Sie ungefragt keine großen oder bedenklichen Dateianhänge. Erkundigen Sie sich im Zweifelsfall vorher beim Empfänger. Oft werden bestimmte Dateien (.exe, .zip etc.) aus Sicherheitsgründen vom System blockiert. Für große Dateimengen gibt es bessere Systeme (FTP, Cloudspace etc.). Auch hier hilft der Computersupport.

Intranet

Das Intranet ist quasi ein Internet innerhalb der Firma. Es ist meist nur für Mitarbeiter zugänglich. Im Intranet werden i.d.R. alle wichtigen Unternehmensinformationen stets aktuell bereitgehalten. (z.B. Kontaktlisten, Qualitätsdokumente, Schulungsunterlagen etc.). Gerade neuen Mitarbeitern hilft das Intranet daher oft, sich schneller im Betrieb zurechtzufinden.

Instant Messenger und Chat-Systeme

Mit Instant Messenger bzw. Chat-Systemen können Sie unkompliziert Textnachrichten in Echtzeit austauschen. Sie tippen eine Nachricht, die umgehend beim Empfänger erscheint. Dieser kann ebenso schnell darauf antworten. Optimal eignen sich diese Systeme, wenn sie schnell kommunizieren wollen aber zusätzlich exakte, schriftliche Informationen (z.B. Internetadressen, Bestellnummern etc.) austauschen müssen.

VPN - Virtual Private Networking

Mit VPN können Mitarbeiter (z.B. Vertrieb, Home Office) von extern über Internet-Technologie gesichert auf das firmeninterne Netzwerk zugreifen. Dadurch werden interne Systeme wie z.B. das Intranet, Videokonferenz-Tools oder Netzlaufwerke auch von außerhalb nutzbar.

Videokonferenzen

Videokonferenzen ermöglichen es Ihnen, effizient mit entfernten Kollegen oder Kunden zu kommunizieren. Die Videoansicht des Gesprächspartners erlaubt Gesten, zeigt Mimik und erleichtert dadurch die Kommunikation. Die Systeme werden i.d.R. vom Computersupport ihrer Firma eingerichtet und geschult. Der Support kann auch klären, ob Ihr privater Internetanschluss im Home Office für Videokonferenzen ausreicht. Fragen Sie im Zweifelsfall einfach nach. Mit folgenden Hinweisen vermeiden Sie die gängigen Fehler bei Videokonferenzen:

  • Machen Sie sich mit den Funktionen Ihres Systems vertraut, bevor Sie an wichtigen Videokonferenzen teilnehmen. Testmeetings mit Kollegen bieten sich hier an. Fragen Sie auch nach, ob Bild- und Ton-Qualitität passen. Viele Systeme bieten die Möglichkeit, die eigene Bildschirmansicht und Maussteuerung freizugeben ('Screen Sharing'). Das erleichtert Präsentationen und Supportzugriffe. Machen Sie sich auch mit diesen Funktionen vertraut. Das spart im Ernstfall viel Zeit.
  • Schalten Sie Ihr Mikrofon auf stumm, wenn Sie nur passiv am Meeting teilnehmen und aktivieren Sie es nur bei Bedarf. Das vermeidet Störungen, besonders bei vielen Teilnehmern.
  • Prüfen Sie in ihren eigenen Videoansicht vor Beginn der Konferenz den Hintergrund. Allzu private Einblicke in die eigenen vier Wände sind oft unangenehm oder gar peinlich. Viele Systeme bieten hier die Möglichkeit, den Hintergrund unscharf zu schalten oder auszustauschen.
  • Achten Sie auch bei Videokonferenzen auf angemessene Kleidung. Besonders bei neuen Teilnehmern oder Kunden kann extremer Freizeitlook unprofessionell wirken.
  • Nutzen Sie die intergrierten Chat-Systeme zum Schicken von wichtigen schriftlichen Nachrichten und zum Dateiaustausch.
  • Informieren Sie Ihre Mitbewohner über Ihre Videokonferenz und vermeiden Sie dadurch Störungen.
  • Verwenden Sie, wenn immer möglich, ein Headset mit Mikrofon. Sprach- und Tonqualität sind dadurch deutlich besser, bei Ihnen und beim Empfänger.
  • Beachten Sie bei internationalen Videokonferenzen die Zeitverschiebung. Ihre normale Arbeitzeit ist für ihren Kollegen in Fernost u.U. eine Nachtschicht. Finden Sie ein passendes Zeitfenster oder begrenzen Sie globale Videokonferenzen auf wichtige Themen, die sich nicht per Email klären lassen.