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Richtiges Delegieren

Delegieren (übertragen, beauftragen) ist weitaus mehr als Arbeit durch andere verrichten zu lassen. Richtig angewendet, bringt Delegieren entscheidende Vorteile für alle Beteiligten.


Vorteile durch Delegieren   zum Anfang

  • Die Führungskraft wird entlastet und hat somit Zeit für andere bzw. wichtigere Arbeiten. Die Arbeitslast wird vermindert und Stress verhindert.
     
  • Der Mitarbeiter wird durch mehr Kompetenz- und Handlungsverantwortung weiter entwickelt. Seine Eigeninitiative wird gefördert. Sein Selbstbewusstsein und seine Arbeitszufriedenheit wird gesteigert.
     
  • Die Aufgaben werden meist schneller angegangen und im Zuge der Kompetenzerweiterung der Mitarbeiter oft besser erledigt. Größere Projekte werden durch die Kombination verschiedener Kompetenzen überhaupt erst möglich.
     
  • Die Firma kann ihre Effizienz steigern, da das Wissen und die Erfahrung vieler Mitarbeiter genutzt wird.

Voraussetzungen für erfolgreiches Delegieren   zum Anfang

Erfolgreiches Delegieren heißt richtig informieren, kommunizieren und kontrollieren.

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Aufgabe und alles, was für ihre Erledigung wichtig ist. Geben Sie Informationen über neue Entwicklungen weiter. Achten Sie darauf, dass alle Informationen genau dort ankommen, wo sie gebraucht werden und so verstanden werden, wie sie gemeint sind.

Stellen Sie das Ziel der Aufgabe klar heraus. Somit verhindern Sie, dass sich Ihr Mitarbeiter verzettelt oder vieles nur oberflächlich erledigt. Ihre Kontrollmöglichkeiten verbessern sich dadurch ebenfalls.

Erklären Sie kurz die Aufgabe im Gesamtzusammenhang. Somit vermeiden Sie, dass sich Ihr Mitarbeiter nur auf sein besonderes Arbeitsgebiet konzentriert und den Blick aufs Ganze verliert.


Überlegtes Delegieren von Führung   zum Anfang

Überlegen Sie sich genau, wie weit sich Mitarbeiter am Führen beteiligen sollen. Jeder Mitarbeiter hat auch ganz eigene Ziele, die er anstrebt. Wird ein Mitarbeiter durch Delegation anderen übergeordnet, kann es zu Kompetenzgerangel, Machtspielen und zwischenmenschlichen Konflikten kommen.

Kontrollieren Sie deshalb das Verhalten und die Reaktionen in Ihrem Team. Helfen Sie ihren Mitarbeitern mit der neuen Situation zurecht zu kommen.


Risiken richtig einschätzen   zum Anfang

Überlegen Sie kurz die Folgen, wenn die übertragene Arbeit nicht oder unvollständig ausgeführt wird. Zur Risikoeinschätzung multiplizieren Sie das zu erwartende Schadensausmaß mit der Eintrittswahrscheinlichkeit.


Das Delegationsformular   zum Anfang

Wenn Sie Aufgaben an Ihre Mitarbeiter delegieren möchten, müssen diese gut geplant, organisiert und später kontrolliert werden. Vor jedem größeren Delegationsauftrag sollten Sie ein Formular* anlegen.

Frage Erklärung
Was soll delegiert werden? Um welche Aufgabe handelt es sich?
(kurze Inhalts- bzw. Zielbeschreibung)
Wer soll es tun? Welche Person ist geeignet, wer arbeitet mit? (Fachliche und menschliche Qualifikation)
Warum soll die Person es tun? Was ist der Zweck der Aufgabe oder Tätigkeit? (Motivation, Lerneffekt)
Wie soll die Person es tun? Welche Details und Vorschriften sind zu beachten und wie sind die Befugnisse geregelt?
Womit soll die Person es machen? Welche Arbeitsmittel und Unterlagen benötigt der Mitarbeiter?
Wann soll es erledigt sein? Welche Zwischen- und Endtermine sind einzuhalten und wann muss kontrolliert werden?
Welche Risiken gibt es? Welche Folgen hat es wenn die Arbeit nicht oder unvollständig ausgeführt wird?

* Das Delegationsformular wurde in Anlehnung an die Delegationsregeln von Prof. Dr. Lothar Seiwert entwickelt.


Bedeutet Delegation Machtverlust?   zum Anfang

Wer glaubt im Zuge der Delegation Macht abzugeben, täuscht sich. Sie sollten nicht vergessen, dass Sie sich mittels Delegation einerseits für wichtigeres entlasten und andererseits über Kontrolle immer präsent und verantwortlich bleiben.

Bedenken Sie: Wenn alle Fäden nur in einer Person zusammenlaufen ist Fortbestand und die Leistungsfähigkeit einer Organisation gefährdet. Diese Person kann ausfallen. Sie leisten sich und Ihren Mitarbeitern einen großen Dienst, wenn Sie ihr Wissen teilen.


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